Une piste d’audit fiable : comment le mettre en place ?

La mise en place d’une piste d’audit fiable est un défi pour de nombreuses entreprises, car ce dernier permet de sécuriser son fonctionnement. Autrement dit, il s’agit d’un outil de sécurisation des factures. Cela consiste à mettre en place un processus continu et intégré avec la description du cheminement des différentes opérations d’une entreprise. En effet, la piste d’audit fiable s’impose aux entreprises de décrire le processus de vie d’une facture, de son émission jusqu’à son archivage. Pour y arriver, trois étapes sont nécessaires, découvrez-les dans cet article.

Un état des lieux des flux de facturation

Pour pouvoir mettre en place une piste d’audit fiable, il est nécessaire de faire un état des lieux des flux de facturation. L’objectif de la piste audit fiable étant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des différentes factures conçues, un état des lieux sur ces flux de facturation est nécessaire.

En effet, les entreprises reçoivent ou envoient de nombreuses factures et la piste d’audit fiable vise tout simplement à décrire la manière dont ces dernières ont été traitées pour assurer une parfaite traçabilité. Au cas où ces données seraient médiocres et seront non conformes en cas de contrôle par l’administration fiscale, l’entreprise en cause court de lourdes sanctions.

Pour ce faire, il faudra lister chaque étape de traitement de chaque facture, c’est-à-dire notifier s’il s’agit d’une émission ou d’une réception. De même, il faudra aussi détailler toutes les autres étapes du processus en notifiant les personnes ayant à intervenir, le moment auquel ils l’ont fait et le cadre dans lequel, c'est fait.

L’identification des flux de facturation permet en réalité de valider l’intégrité d’une facture. Desque les flux de facturation sont identifiés, il faudra aussi les associer aux obligations qui les concernent. Il s’agit de facture format PDF ou procédures EDI initiées.

Définir les contrôles de sécurité

Outre les flux de facturation, dans la mise en place d’une piste d’audit fiable, il faudra aussi définir les contrôles de sécurité qui est aussi une étape importante. Ce contrôle de sécurité consiste à vérifier l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des facteurs. Il existe de nombreux moyens de contrôle et à ce niveau, les entreprises sont libres de choisir les moyens convenables. Ceci parce que le traitement des factures est propre à chaque entreprise.

Toutefois, peu importe le moyen choisi, il faudra s’assurer que les bons de livraison correspondent aux factures pour assurer l’authenticité de leur origine. Il faudra également que la facture comporte les mentions légales qui attestent de l’intégrité du contenu. Enfin, il est essentiel de s’assurer que le contenu de la facture soit bien lisible par tous.

Rédiger la documentation

La dernière étape dans la mise en place d’une pièce d’audit fiable est la rédaction de la documentation. Cette étape consiste à démontrer à l’administration fiscale que leur piste d’audit fiable répond aux exigences de la réglementation. Pour ce faire, il est primordial que chaque contrôle de sécurité mis en place par la société soit documenté.

Ceci permet à l’administration fiscale de vérifier qu’ils ont effectivement été mis en place et pourra alors servir lors des contrôles. Cette documentation est constituée de différents documents tels que les devis, les bons de commande, les justificatifs de paiements ou les extraits de commande.